В сфере IT без тайм-трекинга не прожить: жизненно необходимо понимать, сколько времени ушло на каждую задачу. Есть люди, которые утверждают, что делают это в уме :)
Итак, каждый проект мы делим на крупные подзадачи. Подзадачи, естественно, делятся на конкретные задачи, но в рамках трекинга это уже не важно. Для текинга существует множество сервисом. Рекомендую эти два: tmetric.com и timenotes.io
Внутри каждого проекта мы заводим подзадачи:
- Изучение проекта и оценка
- Документы
- Работа по проекту
- Отчеты
- Встречи
Изучение проекта и оценка
Для каждого нового клиента работа начинается с этой подзадачи. Не всегда эта работа выполняется за один заход. Очень часто в процессе изучения всплывают дополнительные вопросы и задачи. Иногда случается так, что мы отказываемся от работы с клиентом — слишком много уходит времени на изучение (клиент не готов его оплачивать).
Документы
В эту подзадачу относится всё время, которое мы тратим на подготовку сопроводительных документов: договор, счет, акт, обсуждение договоров по телефону и так далее. Это непрофильная, неосновная работа — поэтому мы стремимся тратить на нее как можно меньше времени.
Работа по проекту
Основная подзадача, куда уходит (и должна уходить) львиная доля времени. Сюда попадает всё время, которое мы тратим на решение конкретных задач клиента.Сюда относятся и телефонные звонки по решению конкретных вопросов проекта.
Отчеты
Важная подзадача. Несмотря на частичную автоматизацию, отчеты готовятся вручную специалистами. Выделяем это время для того, чтобы понимать, сколько времени уходит на саму работу по проекту, а сколько на отчет по ней. Бывают случаи, когда отчет занимает больше времени, чем сама задача. Мы всегда можем показать клиенту, что его тяга к отчетам сильно вредит нашей работе — в итоге мы делаем меньше, чем могли бы.
Встречи
Без встреч никуда. И они отнимают много времени. Поэтому мы ведем учет встреч. На встречах могут обсуждаться разные вопросы: и работа по проекту, и сдача отчетов. Мы не разбиваем детально, для нас важно, что была встреча и заняла она два часа.
Какой смысл учитывать это всё?
Помимо общей статистики по затратам на проект, мы высчитываем удельные веса каждой стадии. Несмотря на простоту, вы получите огромную пищу для размышления, если внедрите эти подходы у себя. Для начала попробуйте сделать выводы по этим трем проектам.
