Фундаментальная проблема бизнеса

Я не буду томить вас и зайду сразу с козырей.

Фундаментальная проблема бизнеса — отсутствие документации.

Да, именно отсутствие документации:

• тормозит всю работу в компании;
• генерирует всевозможные ошибки;
• не дает расширяться компании.

Для многих слово «документация» отдает некой бюрократией и талмудами бесполезных инструкций.

Но это не так. Документация может и должна быть лёгкой! 

Когда я в 2010 году начинал свой очередной бизнес в ИТ, я первым делом описал все бизнес-процессы.

Структурно это выглядело вот так:

Каждый сотрудник компании понимал, в чём преимущество компании перед конкурентами. Понимал, какие принципы лежат в основе работы компании, что можно делать, а что нет.

Более того, когда возникал некий спорный момент, и сотрудник не знал, как поступать, то ему достаточно было открыть эту документацию и найти ответ на свой вопрос.

Но чтобы такая документация была полезной, она должна быть написана простым языков. Не надо использовать академические клише из диссертаций. С первого прочтения сотруднику должно быть понятно, что надо делать.

В каждом таком разделе нашей документации есть ноу-хау компании, поэтому я продемонстрирую вам безобидный пример «Для бухгалтера — Правила работы с актами»:

Как видите, здесь написана инструкция бухгалтеру, как и когда составлять акты. Как их отправлять. Что делать, если клиент из другого города. Как быть, если акты не возвращаются, кого «дёргать» в этом случае. Для Насти тоже в её регламентах расписана модель поведения по невозвращенным актам.

Может показаться, что этот документ по актам бессмысленный. Мол, и так бухгалтер всё знает. Но это не так. С этим документом бухгалтер чувствует себя уверенным, что он делает всё правильно. «Настя» тоже чувствует руку на пульсе — ведь если её не тревожит бухгалтер, значит акты возвращаются подписанными. Да и руководитель тоже четко знает, хорошо ли работает бухгалтер или его надо наказать. И для наказания есть чёткий, заранее установленный критерий.

В результате разработки подобной документации мы убираем из бизнеса чехарду в процессах и склоки сотрудников. Уже никто не отвлекает друг друга вопросами про акты, уже никто не обвиняет других, что они виноваты в невозврате актов. Идиллия в работе!

И таким способом у нас описаны все важные моменты по бизнесу в компании. Если возникает новый кейс, то он прорабатывается с заинтересованными сторонами и выносится единое решение, как поступать в будущем. Это решение прописывается в документации. Всё, больше мы к вопросу не возвращаемся. Как говорят айтишники — «Читай RTFM!»

Эх, знаете ли вы, как часто я встречаю у своих клиентов проблемы на почве бизнес-процессов?

Элеонора должна согласовать текст на сайт, она его согласовывает, текст публикуется. А потом прибегает Эльвира с претензией, почему ей не показали текст перед публикацией. Через сутки все тексты копирайтер начинает отправлять на согласование и Элеоноре, и Эльвире. А еще через сутки Эльвира начинает рвать и метать, начерта её заваливают текстами, ведь она простой юрист!

Даже не буду спрашивать, знакома ли вам такая ситуация.

Есть и ещё преимущество документации. Элеонору и Эльвиру можно легко подменить на время болезни другим сотрудником. Просто прочитай инструкцию. Да и уволить легче — новому сотруднику даём прочитать соответствующую документацию. И через сутки он готов штурмовать Эверест.

Согласны, что надо прописать все бизнес-процессы компании? 

Беда в том, что на это надо время и умение. Существуют методы, как описываются бизнес-процессы в компании. Многое я изучил и упростил для небольших и средних компаний. Поэтому, когда надо разрабатывать бизнес-модели и токеномику, мне не составляет труда разработать и документацию по бизнес-процессам.

Задумайтесь, может именно отсутствие документации по бизнес-процессам и есть главная причина вашего топтания на месте?